E-Rechnung umsetzen: So wird aus der gesetzlichen Pflicht ein automatisierter Rechnungsprozess

Der SUHREN Ansatz: von der Bestandsaufnahme bis zur Integration in ERP, Freigabe-Workflows und revisionssicherer Archivierung

Die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht rückt immer näher. Viele Unternehmen merken erst kurz vor den Fristen, dass es nicht nur um Formate geht, sondern um Prozesse, Sicherheit und Verlässlichkeit im Tagesgeschäft. In diesem Beitrag zeigen wir, wie SUHREN typischerweise vorgeht: von der Analyse Ihrer Ausgangslage über die Auswahl sinnvoller Übertragungswege und Plattformen bis zur Integration in bestehende Systeme. Ziel ist ein Rechnungsworkflow, der nicht nur gesetzeskonform ist, sondern spürbar schneller, transparenter und weniger fehleranfällig.

Der 1. Januar 2027 und damit die nächste entscheidende Implementierungsphase naht mit großen Schritten: Ab dann müssen umsatzstärkere Unternehmen E-Rechnungen gesetzeskonform versenden können (detaillierter Stufenplan mit Kriterien siehe Blogbeitrag 1 zum Thema). Spätestens jetzt lohnt sich der klare Blick aufs Thema, um Missverständnisse auszuräumen und Risiken zu minimieren: Denn eine PDF ist keine E-Rechnung und Rechnungen per E-Mail zu verschicken bleibt ein manipulationsanfälliges Cyber-Einfallstor (mehr dazu im Blogbeitrag 2 zum Thema). Hinzu kommt: Nicht-konforme Prozesse bei der E-Rechnung können immense finanzielle Folgen haben. Genau deshalb kommt es jetzt darauf an, aus der Pflicht einen belastbaren Office-Prozess zu machen.

We know Workflow: vom Rechnungsempfang zum automatisierten Prozess

Der eigentliche Nutzen entsteht nicht beim Empfang der E-Rechnung, sondern in der weiteren Verarbeitung. Wenn Rechnungsdaten strukturiert vorliegen, lassen sich zahlreiche Schritte effizienter gestalten:

Das verringert Bearbeitungszeiten, minimiert Fehlerquoten und schafft transparente Abläufe im Rechnungswesen.

Datenplattformen und Dokumentenmanagement als Gamechanger

Technische Plattformen wie das RICOH IDX Portal unterstützen Unternehmen beim Empfang, bei der Validierung und bei der Formatkonvertierung von E-Rechnungen. Sie können auch aus Office-Dokumenten wie Excel oder Word strukturierte E-Rechnungen erzeugen, sofern alle erforderlichen Daten vorhanden sind. Das Portal ermöglicht zudem:

gesetzeskonforme Ablagen und die Organisation von Dokumenten an einem zentralen Ort
schnellen Zugriff auf Dokumente sowie klare Nachverfolgbarkeit von Dateien
ortsunabhängige Bearbeitung von Dokumenten und erhöhte Flexibilität, insbesondere für Remote-Teams
verbesserte kollaborative Zusammenarbeit in Echtzeit durch Funktionen wie Kommentieren, Versionierung und Änderungsverfolgung

RICOH IDX ist Teil des großen TRAFFIQX®-Netzwerks, zu dem auch DATEV und die Bundesdruckerei zahlen – unsere Kunden sind also in bester Gesellschaft. Ergänzend sorgt ein Dokumentenmanagementsystem wie DocuWare für automatisierte Workflow-Prozesse im Unternehmen – von der Eingangsprüfung bis zur revisionssicheren Archivierung.

Wie SUHREN unterstützt – in wenigen Schritten zur E-Rechnung

In der Praxis beginnt eine Zusammenarbeit nicht mit der Empfehlung einer bestimmten Plattform. Vielmehr sprechen wir mit unseren Kunden zunächst über ihre Bedarfe und analysieren die bestehenden Prozesse. Entscheidend sind dabei Fragen wie diese:

Aus diesen und weiteren Informationen entsteht ein individuelles Umsetzungskonzept. Erst danach erfolgt das strategische Einrichten von Dokumenten, von Verbindungen zu Druckern und Scannern sowie die Vernetzung mit Geschäftspartnern. Je nach vorhandener IT-Struktur kann eine Implementierung etwas länger dauern oder sehr schnell erfolgen – im Idealfall innerhalb weniger Arbeitstage.

Ausblick: Die E-Rechnung als fortlaufender Prozess

Die gesetzlichen Rahmenbedingungen rund um die E-Rechnung entwickeln sich stetig weiter, neue Meldepflichten werden ergänzt und internationale Standards ausgeweitet. Wer sich mit einem erfahrenen Partner an seiner Seite frühzeitig strukturiert aufstellt, kann diese Entwicklungen deutlich einfacher bewältigen. Die Frage ist also schon lange nicht mehr, ob Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Die eigentliche Frage lautet, ob sie daraus einen stabilen, automatisierten Rechnungsprozess entwickeln. Genau darin liegt der eigentliche Wert der E-Rechnung.

Die nächste Frist steht 2027 direkt vor der Tür – verlieren Sie keinen weiteren Tag und lassen Sie sich von uns so schnell wie möglich ins Zeitalter der E-Rechnung begleiten!