B2B eRECHNUNGSPFLICHT
als Teil des Wachstumschancengesetztes
allgemeines und ausnahmen
Die wichtigsten Fakten
Am 22.03.2024 wurde dem Wachstumschancengesetz final im Bundestag zugestimmt. Es soll für Entlastungen in der Wirtschaft sorgen und den Standort Deutschland stärken. Eine der Entlastungen stellt die Einführung der eRechnung dar.
So weit, so gut. Doch was bedeutet das nun?
Hier ein Überblick:
Die Pflicht zur eRechnung gilt für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen.
- Die Empfangspflicht für eRechnungen gemäß der europäischen Norm EN16931 wird im B2B-Bereich verpflichtend ab dem 01.01.2025.
In einer Übergangsfrist bis Ende des Jahres 2026 dürfen für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen ausgetauscht werden.
- Es ist keine Zustimmung des Empfänger für den Erhalt einer eRechnung erforderlich – im Gegenteil: einer expliziten Zustimmung bedarf es, wenn während der Übergangsfrist von der Verpflichtung abgewichen wird und „sonstige“ elektronische Formate der Übermittlung verwendet werden sollen (bspw. PDF-Dokumente).
- Diese Übergangsregelung (§ 27 Abs. 39 UStG-E) betrifft lediglich die
Ausstellung von Rechnungen. Wenn der leistende Unternehmer eine eRechnung ausstellt, muss der Rechnungsempfänger diese auch entgegennehmen!
Nach dem 31. Dezember 2026 bis zum 31. Dezember 2027 gilt diese Übergangsregelung nur noch für rechnungsstellende Unternehmen, die weniger als 800.000€ Umsatz im Jahr machen.
- Ausnahmen gelten für Rechnungen unter 250€ und für Fahrausweise. Auch Rechnungen an Verbraucher (B2C) sind ausgenommen.
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Die wichtigsten fragen auf einen blick
F: Was ist der Unterschied zwischen einer eRechnung und einer pdf-Rechnung?
A: Eine eRechnung ist ein strukturierter Datensatz und kein Dokument. Man stellt also um von dem Austausch von Dokumenten auf den Austausch von Daten.
F: Wie werden diese Datensätze generiert?
A: Das System aus dem Sie Ihre Rechnungen erstellen, muss in der Lage sein eine eRechnung zu generieren. Viele können das bereits.
F: Mit welchem System kann ich die eRechnungen empfangen? Sind verschiedene Softwarekomponenten miteinander kombinierbar?
A: Beispielsweise mit einem System wie dem Ricoh IDX Portal. Da ist es egal, von welchem System aus der Versand erfolgt ist. Aus dem Portal heraus können die Rechnungen dann weiterverarbeitet werden.
F: Wie werden die eRechnungen archiviert?
A: Zum Beispiel in einem Dokumentenmanagementsystem, wie DocuWare.
F: Welche Software brauche ich dafür?
A: Man entscheidet sich für einen sogenannten e-invoicing-Provider, der dann ein entsprechendes „Austauschportal“ zur Verfügung stellt. So läuft es bspw. Bei Ricoh IDX über das Traffiqx-Netzwerk.
F: Was kostet so ein Projekt?
A: Der Aufwand, so ein Projekt umzusetzen, richtet sich nach den Voraussetzungen. Wie ist der bisherige Grad der Digitalisierung bei der Rechnungsverarbeitung? Müssen Änderungen in bestehender Software vorgenommen werden? Diese müssen zuerst analysiert werden, um eine Aufwandseinschätzung abgeben zu können.
Die laufenden Kosten im Nachgang richten sich nach der Menge der Transaktionen, also der zu versendenden und empfangenen Dokumente bzw. Datensätze. Ähnlich wie Briefporto.
F: Wie sicher ist der Datenaustausch mittels eRechnung?
A: Das kommt auf Ihr System und Ihre IT-Infrastruktur an. Die Möglichkeit für Cyberkriminalität wird durch die eRechnung nicht erhöht. Außerdem entfällt mit der eRechnung weder die Buchhaltungssoftware, noch die Rechnungsprüfung und -freigabe!
F: Muss der Empfänger von eRechnungen zustimmen, bevor ich ihm diese schicken darf?
A: Nein, die Zustimmung entfällt ab dem 01.01.2025. Im Gegenteil: sobald von der Pflicht abgewichen werden soll, bedarf es einer aktiven Zustimmung.
F: Was für sonstige elektronische Formate gibt es für die Rechnungsübertragung?
A: Zum Beispiel:
- PDF (Portable Document Format) ist ein weit verbreitetes Format für Rechnungen, da es plattformunabhängig ist und das Layout beibehält.
- ZUGFeRD ist ein Format, das auf PDF basiert, aber strukturierte Daten im XML-Format enthält. Es kombiniert die Vorteile von PDF für die Anzeige und XML für die maschinelle Verarbeitung.
F: Was bedeutet EDI?
A: EDI steht für Electronic Data Interchange, auf Deutsch „elektronischer Datenaustausch“. Es beschreibt das standardisierte Verfahren zum Austausch von
strukturierten Daten bspw. zwischen zwei Unternehmen.
F: Welches Format wird nun Standard?
A: Die XRechnung, bei der die Daten im XML-Format übertragen werden.
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Geschäftsführer
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